Four seasons

Электронный документооборот 1. Цели внедрения

Эта вещь, которая интересует меня достаточно давно. Но до недавнего времени все не случалось повода познакомиться с систимой электронного документооборота (СЭД) ближе.
Вот почему своему нынешнему месту работы я благодарна прежде всего за то, что здесь начала непосредственное знакомство. Пока, правда, на теоретическом уровне. Но это первый, основополагающий шаг. Шаг, который определит всю дальнейшую работу с системой.

Итак, мои изыскания привели к массе статей по этой теме из сети, сайтов разработчиков программ, книжным материалам. С чего начать свое изучение этой проблемы, если до этого никогда не занималась изучением данного вопроса? У меня получилось несколько сумбурно, но первые суждения на этот счет начинают складываться. Снова попала в стремительный поток:-) На этот раз - информационный.

Так вот, озаботившись выбором СЭД, организации, как правило, преследуют определенные цели. Вот с ними в самом начале изысканий и выбора из многообразия предложений современного рынка надо определиться: с каким типом информации (фотографическая, документационная) предстоит работать, необходимые фазы жизненного цикла документа, набор реализуемых системой задач, степень открытости и т.д.

Определяем список требований к системе.

Требование - это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя".
Требования можно разбить на группы: бизнес-требования; требования к программному обеспечению.

Бизнес-требования содержат описание процессов, участвующих в делопроизводстве организации, которые предполагается автоматизировать.
Требования к программному обеспечению - пожелания к программному обеспечению системы.

То есть, надо проанализировать предметную область и провести переговоры с разработчиками систем на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования уместно разместить в виде таблицы, в которой удобнее при разговоре делать пометки о возможностях системы. По итогам переговоров для наглядности можно составить общую таблицу для сравнения возможностей различных систем.

При написании использовалась следующая литература: Делопроизводство, Т.В. Кузнецова, 2004.